(作者:先勢行銷傳播集團 資深顧問 陳榮明)

圖片來源: Telework Days 官網

7月19日至9月7日的東京奧運與帕運會期間,東京都政府與相關組織合作,在全國實施靈活工作方式,推進遠程辦公試圖緩解賽事期間會造成的交通壅堵,以及民眾群聚導致擴大新冠肺炎的感染,因此將此段時間定為“Telework Days 2021”。

遠程辦公是當今許多企業為了應對新冠病毒的傳播而引入的一種工作方式,現在已經在社會上被確立,有些企業正在導入遠程辦公的工作方式作為改革的一部分。企業為了解決勞動力短缺問題,對應勞動人口下降及提高生產力,通過利用遠程辦公實行多樣化的工作方式,有望增加勞動者數量、提高生產率。

讓我們來分析遠程辦公在實際實施時所預期的有那些優點?以及持續執行遠程辦公時必須注意的哪些事項。

雇用型的3種遠程辦公形式

遠程辦公有兩種主要類型,分為雇用型和非雇用型。雇用型是常用的遠程辦公,又可分為3種類型。

  1. 居家上班形式
    居家上班是一種工作方式,以家作為工作場所。主要使用筆電等IT設備,通過互聯網、電話、傳真機等通訊工具與公司聯繫。大多公司實行1周1至2天或兩組各輪流一週的工作方式。居家上班起於IT業以適合整天使用電腦的工程師和程式師等專業人士,因工時長,開始採居家工作方式,2020年因疫情擴大關係被引用到各種行業。
  2. 行動工作形式
    行動工作是指活用ICT(Information and Communication Technology)不限場所在任何時間、任何地點均可工作的行動工作方式。特別是業務部門必須經常與客戶端工作的人員,行動中直接在客戶端或咖啡廳工作的工作方式。採用這種工作方式可提高工作效率和客戶滿意度。
  3. 衛星辦公室工作形式
    衛星辦公室工作是指在公司以外的不同辦公室或在遠程辦公設施中工作。在衛星辦公室等同在公司上班一樣,不會像遠程工作者的孤立,管理方面也較容易。因租用閒置設施和空置房屋亦可幫助地方區域振興經濟。但是如果使用共享辦公室(例如聯合辦公空間),可能因Shoulder Hacking窺視黑客、遺失端末機或遺忘手機等事件產生,可能導致的資安外洩風險增加。

非雇用型的2種遠程辦公形式

非雇用型是一種獨資經營者使用 ICT 通信設備工作的方式。 以下是兩種類型的名稱:

  1. SOHO工作形式
    為具有高度專業精神和獨立經營的自營型遠程辦公稱為SOHO族。特點是從事特定的業務,具有高度的個體經營意識,同時於業務與宣傳活動也相當積極。自行在家或在租賃辦公室工作,有時候配合需要在客戶端工作。
  2. 兼差副業型工作形式
    此類的是專業度較低的輕鬆工作,稱為兼差或副業。大部分項目都是從眾包網站”Crowdsourcing Site”上搜索的,所得收入低於SOHO。

遠程辦公所預期的5個優點

  1. 削減通勤時間
    實施遠程辦公可以減少通勤所需的時間和成本。尤其是在通勤時間較長的情況下因減少通勤時間而提高工作專注度,提高生產率。避免長久的通勤時間形成精神壓力,乘客產生爭執麻煩和車班延誤等造成遲到現象。
  2. 確保人材
    員工如需要照顧父母或婚姻另ㄧ半因職場轉移等造成難以通勤上班,公司可以延續僱用。確保優秀人才。員工可以在世界任何地方持續工作。此外,亦可各地招聘各地人才,靈活應對個人情況不分地域,有助於解決人力資源短缺的問題。
  3. 提高工作動力
    遠程辦公,可以建立自己想要的工作空間,能夠在舒適的工作環境中工作,增加工作動力。還可以在遠程辦公休息時間鍛煉身體,進行自我發展,提高工作動力。
  4. 降低離職率
    員工因育兒或長期護理而不得不離職,遠程辦公可在不離職的情況下繼續工作,降低離職率,公司的形象也會提高。員工因實現工作與生活的兩相平衡,而減少離職人數。
  5. 減少企業固定開銷
    遠程辦公完全建立,企業將不再需要桌椅、運輸成本等,減輕通信成本和公用事業成本的負擔。此外,可以實現無紙化辦公並降低固定成本。辦公空間不需要,可以降低租金的負擔。 使用聯合辦公空間,也可以根據使用次數和使用時間簽訂合同,降低固定開銷。

遠程辦公的濳在缺點

  1. 資訊情報漏洩風險
    遠程辦公所有資訊通過 Internet 進行交流。如果發生客戶資訊洩露事件,不但形成賠償,並失去客戶的信任。員工風險意識和技能不足,會增加資訊洩露的風險。因此導入遠程辦公之前,必要考量所有安全措施避免風險產生。
  2. 把握勤務實
    遠程辦公比較不易徹底管理員工,全權授權制無法消除偷懶或即時報告的風險。充分了解員工實際工作情況是涉及員工評價、員工管理及薪資調整的問題,因此事先建立符合遠程辦公的新員工評估標準是遠程辦公成功的關鍵。
  3. 人材育成
    由於遠程辦公會減少管理者對員工進行直接指導和分享企業理念的機會,因此難以培養引領未來的人力資源。上司對下屬將無法實行像公司上班時相同的教育,下屬會失去成長機會,必須創立一套公平的管理系統並提高管理者的意識。
  4. 低組織力
    遠程辦公可能溝通不夠充分,影響團隊的團結感和積極性,降低公司的組織力。工作任務會變成各自完成,降低團隊合作意識及與同事共同達成目標的動力。
  5. Project tasks管理

當在公司上班員工和遠程辦公員工用共同進行工作項目Project時,就必須考慮如何管理該工作項目。如果沒有一種管理方法,讓每個人都可以共同推進該工作項目,將無法順利開展工作。有必要考量使用適合實體與線上順利共同進行Project的 IT工具。

今後的時代所追求的遠程辦公的工作型態
今後的時代,會越來越多的企業員工會變成選擇工作地點同時尋找可以提高生產力的地方。 對於公司來說,了解他們需要什麼樣的工作方式並建立一個系統,讓員工實現更靈活的工作方式是很重要的。疫情將會長期的持續,不如藉此機會考量導入長期遠程辦公的可能性。

(本文參考日本IT Trend)

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